個人情報の取扱いについて
本指針は、一般社団法人保険オンブズマンの個人情報保護に関する考え方および方針、個人データの安全管理に係る基本方針を定めたものです。
当法人は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、損害保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、｢個人情報の保護に関する法律（以下、｢保護法｣といいます。）」、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン（以下、｢金融庁ガイドライン」といいます。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、｢番号法｣といいます。) およびその他の関連法令、ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理については、金融庁の｢金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針｣、等に従って、適切な措置を講じます。
当法人は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底するとともに、当法人の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直しを行い、改善いたします。
また、当法人は、会員会社の個人情報の適正な取扱いの確保のため、会員会社の個人情報の取扱いに関する苦情の処理、会員会社に対する情報の提供その他必要な業務を行います。
(1) 個人情報の取得
当法人は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
(2) 個人情報の利用目的
当法人は、取得した個人情報を、次の目的に必要な範囲を超えて利用しません。
また、当法人は、この利用目的を定めた本指針を当法人のホームページに掲載するほか、本指針が掲載されたパンフレット等を当法人事務局に備えおきます。
- 本法人が実施する苦情処理手続き、紛争解決手続き、及びその他の紛争解決等業務のため。
当法人は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的を変更することはありません。利用目的を変更した場合には、その内容をご本人に通知するか、ホームページ等により公表します。
また、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、保護法第１６条第３項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
(3) 個人データの第三者への提供
当法人は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いを委託する場合、事業の承継に伴って個人データを提供する場合、特定の者との間で個人データを共同利用する場合には、ご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供することがあります。
①法令に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき。
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
⑤保護法第２３条第２項で規定する手続による場合
(4) 第三者提供（取得）時の確認・記録
当法人は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合には、当該取得に関する事項（いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。
(5) センシティブ情報の取扱い
当法人は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（本人、国の機関、地方公共団体、個人情報保護法第76条第１項各号もしくは施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、または、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。以下｢センシティブ情報｣といいます。）を、次に掲げる場合その他金融庁ガイドラインに定められている場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
①法令等に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
(6) 特定個人情報の取扱い
当法人は、個人番号および特定個人情報を法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。また、法令で限定的に明記された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。
(7) 保護法に基づく保有個人データ等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等
保護法に基づく保有個人データ、個人番号および特定個人情報に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求については、当法人事務局までお問い合わせ下さい。
当法人は、ご請求者が本人であることを確認させていただくとともに、当法人所定の書式にご記入いただいたうえで、手続を行い、後日、原則として書面で回答いたします。開示請求については、回答にあたり、当法人所定の手数料をいただくことがあります。
当法人が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確であることが判明した場合は、その結果に基づいて正確なものに変更いたします。
(8) 個人データの安全管理措置の概要
当法人は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他、個人データの安全管理のため、取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。
(9) お問い合わせ窓口
当法人は、個人情報、個人番号、特定個人情報および匿名加工情報の取扱いに関する苦情・相談等に対し、適切・迅速に対応いたします。
当法人の個人情報、個人番号および特定個人情報の取扱いや、保有個人データ、個人番号および特定個人情報に関するご照会・ご相談、安全管理措置等に関するご質問、また、会員会社による個人情報、個人番号、特定個人情報および匿名加工情報の取扱いに関する苦情・相談については、各会員会社の窓口のほか、下記の窓口までお問い合わせ下さい。
一般社団法人 保険オンブズマン
所在地：〒105-0001 東京都港区虎ノ門3－20－4 虎ノ門鈴木ビル７階
電話：03-5425-7963
受付時間：9時～17時（但し12時～13時を除く）の間。
なお、土日、祝祭日および年末年始は除く。
ホームページ： https://www.hoken-ombs.or.jp/
以 上
2017年5月30日改定